شؤون موظفي الوكالة: الحضور والإجازات والتقويم

• لا أحد متأكد ممن هو متاح. الإجازة تُعتمد في المحادثة ولا تصل إلى التقويم.
• أيام التصوير تُدار بالذاكرة. موعد الحضور والفريق والمعدات في رسائل متفرقة.
• طريقة العمل في رؤوس الناس. الموظف الجديد يسأل كل مرة: كيف نفعل هذا؟

1. 1
   أعِدّ. أنشئ ملف الموظف مرة واحدة وادعُه بالبريد الإلكتروني.
2. 2
   سجّل الحضور. يسجّل الموظف حضوره من الجوال، بحالة تناسب يومه.
3. 3
   اطلب. طلب الإجازة يمر بمسار الاعتماد ويحدّث الرصيد.
4. 4
   نسّق. التصوير والاجتماعات والمواعيد النهائية والإجازات المعتمدة في تقويم واحد.

لكل موظف ملف واحد: بيانات الاتصال، والمسمى الوظيفي، والقسم، والفريق، والمدير، وتاريخ الالتحاق وتواريخ العقد، وجدول العمل، والمستندات. والحقول الحساسة مثل الراتب وأرقام الهوية اختيارية ومحكومة بالصلاحيات.

يعرض الهيكل التنظيمي الشركة بالفرع والقسم والفريق والفرد. يمكن للموظف أن ينتمي لأكثر من فريق، ويظهر المستقلون (الفريلانسرز) كموارد دون ملف موظف كامل.

يضع الموظف كلمة مروره بنفسه. والمدير لا يراها أبدًا.

يسجّل الموظف حضوره وانصرافه من تطبيق الجوال. كل تسجيل يحمل الوقت وحالة تناسب عمل الوكالات: في المكتب، عن بُعد، عند العميل، أو في تصوير.

• قواعد الموقع. GPS ونطاق جغرافي، مع أكثر من موقع عمل معتمد. والوكالة تحدد أين يُشترط ذلك.
• جداول العمل. ثابتة ومرنة وبالورديات، مع العطلات الأسبوعية والرسمية وفترات السماح والجداول المؤقتة مثل ساعات رمضان.
• التصحيح. يطلب الموظف تصحيحًا، ويعتمده المدير أو الموارد البشرية، ويُسجَّل التغيير.
• التقارير. حضور يومي وشهري، والتأخير والوقت الإضافي، مع التصدير.

لا يستخدم Agency Root التعرّف على الوجه ولا يخزّن بصمات حيوية. Face ID و Touch ID يفتحان التطبيق على جهاز الموظف فقط.

أنواع الإجازات الجاهزة: سنوية، ومرضية، وعارضة، وبدون أجر، وإجازة إرهاق، وأمومة، وأبوة، ووفاة. ويمكنك إضافة أنواعك، والأرصدة تتبع سياسة شركتك.

• طلبات بيوم كامل أو نصف يوم أو بالساعة.
• الأرصدة والترحيل وانتهاء الصلاحية بحسب السياسة.
• اعتماد بخطوة واحدة أو عدة خطوات: المدير أو الموارد البشرية أو الرئيس التنفيذي.
• تنبيه حين يغيب عدد كبير من الفريق نفسه في الوقت نفسه.

مثال: مصمم يطلب يومين إجازة. يعتمدها قائد الفريق، فيتحدّث الرصيد وتظهر الإجازة في تقويم الشركة.

تقويم الشركة مساحة عمل مشتركة، لا مفكرة شخصية. يضم أيام التصوير، واجتماعات العملاء، والاجتماعات الداخلية، والمواعيد النهائية، والحملات، وفعاليات الشركة، والعطلات، والإجازات المعتمدة، والتذكيرات.

يوم التصوير أكثر من موعد. الحدث يحمل العميل، وموعد الحضور، وفريق العمل وأدواره، والبريف، والمعدات، ووسيلة الانتقال، ورابط الموقع، والمرفقات، وقائمة تحقق. ويصل إشعار إلى كل من كُلِّف.

يمكن توجيه الحدث إلى الشركة كلها أو فرع أو فريق أو أشخاص محددين. والرؤية تتبع الصلاحيات.

• المستندات. مستندات الشركة والموظفين والعملاء بصلاحيات محددة. شارك الملف برابط آمن تنتهي صلاحيته، ويمكن حمايته بكلمة مرور وإلغاؤه.
• الإعلانات الداخلية. أرسلها للشركة كلها أو لفئة محددة، وجدوِلها أو ثبّتها، واطلب تأكيد «قرأت هذا» حين يلزم.
• مكتبة إجراءات العمل. لكل إجراء مسؤول وخطوات مرتبة ومرفقات وسجل إصدارات. والقوالب الجاهزة تغطي التحاق الموظف وخروجه، واستقبال العميل الجديد، وسير يوم التصوير، وإنتاج المحتوى، وتقارير العملاء، وإدارة الحسابات.
• دليل الشركة. روابط منظَّمة للمورّدين والمستقلين والأدوات ومساحات التخزين.

الوصول بحسب الدور والنطاق: المالك، ومدير النظام، والموارد البشرية، والمالية، والعمليات، ومدير القسم، وقائد الفريق، والموظف. الأدوار والصلاحيات تُطبَّق على الخادم في كل إجراء. وقراءة البيانات الحساسة وتعديلها يُسجَّلان في سجل التدقيق.

يربط الموظف حسابه على Google، وتربط الوكالة تقويمًا مشتركًا للشركة. وصلاحيات Agency Root تبقى سارية على الأحداث المتزامنة.

الرواتب والجداول والتوزيعات هي أساس حساب تكلفة خدمة كل عميل. شاهد كيف تدخل تكلفة الموظف في ربحية العملاء.